Veel organisaties associëren Het Nieuwe Werken met flexibel werken en thuiswerken. Hoewel Het Nieuwe Werken ook in andere vormen voorkomt is thuiswerken een interessante graadmeter hoe een organisatie omgaat met verandering van werkstijl. De reacties op thuiswerken variëren van euforisch tot panisch. Lekker de files omzeilen met de laptop op de bank. of schreeuwende kinderen om je heen, een baas die zeurt dat je niet hard genoeg werkt, terwijl je partner roept dat jij de rust in huis verstoort. Hoe weet je eigenlijk of thuiswerkers goed hun werk doen en hoe voorkom je dat gevoelige bedrijfsinformatie op verkeerde plaatsen belandt? Hier volgen 10 praktische tips voor thuiswerken, ofwel hoe blijf je tegelijkertijd vriendjes met je baas en met je partner.Thuiswerken doe je niet zomaar. De ideale vorm van thuiswerken levert zowel werknemer als werkgever iets op. Hogere productiviteit omdat je files en onnodige reistijd kunt voorkomen of hogere medewerkertevredenheid omdat je flexibel je tijd in kunt delen wanneer je kindje ziek is zonder dat het werk hieronder leidt. In essentie gaat het er om of je wilt werken op een andere locatie omdat je dan productiever bent, of dat je wilt werken op andere tijden omdat dit beter past in jouw persoonlijke levensbehoefte.
'Werken waar je wilt' is het eenvoudigste vraagstuk. Werknemer en werkgever hebben een gemeenschappelijk belang; productiviteit en resultaat. Op die basis zijn goede afspraken te maken wat er van elkaar verwacht wordt. De werkgever biedt faciliteiten om het werk ergens anders te doen. De werknemer levert binnen de gestelde kaders het afgesproken resultaat.
‘Werken wanneer je wilt’, gaat een stapje verder. De werknemer heeft een direct voordeel; flexibiliteit. De werkgever heeft alleen een direct voordeel als de werknemer voldoende ondernemerschap bezit en de gegeven vrijheid omzet in een hoger rendement. Daarbij mag de flexibiliteit de samenwerking binnen het team niet verstoren.
Thuiswerken lijkt onafwendbaar. De technische middelen zijn er. Een op tien werkenden gebruikt de woning al als werkplek of uitvalsbasis (bron: CBS). Met deze praktische tips creëert u een omgeving voor thuiswerken.
1. Een verantwoorde thuiswerkplek
De thuiswerkplek is een verlengstuk van kantoor en moet daarom voldoen aan de geldende normen. Hierbij gaat het om de werkruimte, de werkhouding en voldoende rustmomenten tussen de werkzaamheden. De eisen voor de werkplek moeten duidelijk zijn, net als de afspraken over arbeidsvoorwaarden en aansprakelijkheden tijdens thuiswerken.
2. Toegang tot werkinformatie
Uiteraard moet alle benodigde werkinformatie vanaf de thuiswerkplek bereikbaar zijn. Een ‘draagbare’ kopie (laptop of memory stick) van de benodigde informatie is de eenvoudigste voorziening, een ontsluiting via Internet de meest efficiënte. Een snelle internetverbinding thuis is daarbij wel een vereiste.
3. Informatiebeveiliging
Nu alle bedrijfsinformatie buiten de kantoormuren kan komen zijn goede beveiligingsmaatregelen onvermijdelijk. Technische beveiligingsmogelijkheden helpen tegen ongeautoriseerd gebruik en beschadiging, maar daarnaast zijn gedragsregels nodig voor het omgaan met bedrijfsinformatie in een ‘onbeheerde’ omgeving buiten de kantoormuren. Denk hierbij aan papieren in de afvalbak en de omgeving die een blik kan werpen op het beeldscherm of kan meeluisteren bij vertrouwelijke gesprekken.
4. Zorg voor bereikbaarheid
Er zijn voldoende redenen om werkzaamheden ergens anders te doen, maar collega’s hebben elkaar nodig voor ondersteuning of om vragen te stellen. Zorg dat collega’s weten waar je bent en zorg ook dat je bereikbaar bent. Maak desnoods aanvullende afspraken om ongestuurd te kunnen werken. Voorkom dat collega’s geen idee hebben waar en wanneer je bereikbaar bent.
Het bijhouden van een agenda die toegankelijk is voor jouw collega ’s gaat hierbij zeker helpen.
5. Voorspelbaarheid
Hoe krijgt iedereen het goede gevoel dat de juiste dingen gebeuren? Maak meetbare afspraken! Wat moet er af zijn en wanneer? Maar voorspelbaarheid betekent niet dat je altijd alle afspraken nakomt… Voorspelbaarheid betekent ook dat je op tijd en met goede argumenten communiceert dat je een afspraak niet gaat halen. Dien het teambelang en geef de anderen goede signalen en voldoende gelegenheid om mee te denken over alternatieve oplossingen.
6. Scheiding tussen werk en privé
Is jouw thuisomgeving er ook klaar voor? Het leven thuis gaat gewoon verder en de verleiding is groot dat je in de dagelijkse beslommeringen wordt getrokken. Verstoor jij aan de andere kant met jouw aanwezigheid de huiselijke situatie niet teveel? Zorg dat het voor huisgenoten duidelijk is wanneer je ‘thuis’ bent en wanneer je thuis ongestoord wilt werken. Voor het beste resultaat is een afgesloten werkplek de beste oplossing.
7. Voorkom overcompensatie
“Mensen die telewerken maken meer uren dan hun collega´s die naar kantoor reizen. Ook is het risico op stress groter bij mensen die veel telewerken.”, aldus een onderzoek van TNO-Arbeid.
Je wilt bewijzen dat je de vrijheid waard bent die je hebt gekregen. Je doet overdag een boodschap, maar die tijd haal je ’s avonds natuurlijk weer in. Voor je het weet ben je niet ‘always online’, maar ‘always at work’. Bescherm jezelf tegen overcompensatie.
- Laat je niet afleiden door ad-hoc zaken (die misschien wel leuker zijn).
- Kies je werktijden en hou je daar aan. Morgen is er weer een dag.
- Zorg voor duidelijkheid naar je omgeving. Wanneer ben je ’On’ en wanneer ben je ‘Off’ (ook al ben je online)?
8. Wederzijds respect
Niet iedereen kan, en wil, op andere tijden werken. Sommige mensen raken zelfs in de stress als ze buiten de reguliere werktijden nog met werk worden geconfronteerd. Het succes van flexibel werken wordt bepaald door de ruimte die anderen jou gunnen om succesvol te zijn. Jij als ‘buitenbeentje’ moet zorgen dat er geen problemen ontstaan in de samenwerking. Respecteer het werkpatroon van anderen en stel je erop in dat het werk van de meeste anderen nog steeds tijdens reguliere kantooruren plaatsvindt.
9. Persoonlijk contact
De beste resultaten worden soms tijdens een kopje koffie verkregen. Een persoonlijke band, eerlijke feedback en informatie uit de wandelgangen… Onschatbare instrumenten die je niet kunt digitaliseren. Bedenk goed dat je voor een persoonlijke vriend altijd net een stapje harder doet dan voor een digitale vriend. Succes moet je gegund worden. Een goede reden om regelmatig op kantoor te zijn en op te draven bij bijeenkomsten die in eerste instantie minder nuttig lijken.
10. Gewenningsperiode
Thuiswerken vraagt ook om flexibiliteit van anderen. Een manager die niet gewend is aan thuiswerkers moet hieraan wennen. Hetzelfde geldt voor collega’s en het thuisfront. Begin klein, werk aan vertrouwen en breidt uit. 1 Dag in de week thuiswerken voor een zichtbaar beter resultaat is best een goed begin …
Meer informatie over thuiswerken:
- Het Kantoor Thuis
- Arbo Portaal Thuiswerken van Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
- FNV Infowijzer Thuiswerken
- Belastingdienst – Fiscale faciliteiten voor mobiliteit
- Belastingdienst – Vergoeding voor Internet- en telefoonaansluitingen
- Belastingdienst – Vergoeding voor Computers
- Intermediair - Vijf vragen over thuiswerken in de wet
.
