Goede techniek is een randvoorwaarde voor effectief werken

Onderweg naar slimmere werkvormen word je geconfronteerd met de angsten van medewerkers. "Als we steeds afhankelijker worden van ICT, dan moet het wel goed werken en moeten we er ook goed mee kunnen omgaan!". Als plichtsgetrouw adviseur stel ik de mensen gerust. Goede ICT is een randvoorwaarde voor beter werken. En de enige sleutel tot succesvol veranderen is voldoende aandacht voor de gebruikers. Daar moet je gewoon op (kunnen) vertrouwen. Toch?

Hier nog een paar leuke voorbeelden dat het niet altijd zo vanzelfsprekend is en de frustraties die dat oplevert.


.

De 8 Gouden regels voor Flexwerken van de Gemeente Heemstede

Bij de Gemeente Heemstede steken ze de draak met alle vooroordelen en foute gewoontjes rond flexwerken. Grappige video met herkenbare onderwerpen.

"Voor het werken in een flexkantoor hebben we een aantal spelregels. Níet om elkaar te betuttelen en ons gedrag met allerlei regels te bureaucratiseren. Wél om zo goed en prettig mogelijk in een open werkomgeving met elkaar te kunnen werken. Bij de opening van het flexkantoor in 2008 hebben we een filmpje gemaakt over deze "Gouden Regels" van het flexen. Het filmpje was een humoristische start van het flexwerken", aldus Gemeete Heemstede.



Iedereen wil de beste werkplek, jouw 'eigen' flexplek, clean-desk policy, beschikbaarheid en (on)vindbaarheid in een flexibele omgeving en andere kernelementen van flexibel in een leuke filmpje samengevat.
.

Fun is the easiest way to change

Bij Het Nieuwe Werken gaat het gesprek al snel over veranderen van gedrag. Een nieuwe kantoorindeling, flexibel werken of het invoeren van nieuwe technologie… Het is pas succesvol al de mensen er ook echt goed mee werken. Maar hoe verander je mensen?

Volkswagen heeft The Fun Theory ontwikkeld. Onder het motto ‘Fun is the easiest way to change’ tonen zij in een aantal filmpjes hoe je het gedrag van mensen kunt beïnvloeden door de nadruk te leggen op het ‘fun’ element.
Hoe zorg je dat mensen meer de trap nemen? Hoe krijg je het voor elkaar dat mensen hun afval niet op straat gooien maar in de afvalbak? Inspirerende video’s voor iedereen die zich bezighoudt met verandering.







Hopelijk binnenkort meer videos op de website van de The Fun Theory.


Bron: The Fun Theory van Volkswagen

Waarom SharePoint projecten mislukken

Dagelijks ontmoet ik mensen uit de techniek die op hun manier bezig zijn met Het Nieuwe Werken. Het Nieuwe Werken is voor hen een technische innovatie. Tooling voor internetgebaseerde communicatie en samenwerking, procesoptimalisaties of nieuwe softwareversies. Op zich is daar niets mis mee. Soms is het zelfs praktisch om Het Nieuwe Werken te benaderen vanuit een technisch perspectief.

Nog niet heel lang geleden was SharePoint, als collaboratieplatform, een logisch antwoord op iedere klantvraag over samenwerken. ”Wat U nodig heeft is een portaal!”. Gevolgd door een overtuigende demonstratie van de mogelijkheden. De Haarlemmerolie die alle samenwerkingsproblemen zou oplossen. Als paddenstoelen schoten de SharePoint projecten uit de grond. Eenmaal geïmplementeerd vielen de ‘nieuwe sterren’ net zo snel weer uit de lucht als ze erin waren geschoten. Een groot deel van de SharePoint projecten is mislukt. Niet zozeer omdat de techniek niet goed is of verkeerd geïmplementeerd is, maar vooral omdat het vraagstuk van een collaboratieplatform groter is dan een techniekvraagstuk.

Een collaboratieomgeving zoals SharePoint wil mensen anders met elkaar laten werken. Het is voor mij, als functionele man, logisch dat de techniek hier eenvoudig en goed in moet ondersteunen. Het succes wordt echter bepaald door het ‘willen’ en ‘kunnen’ van de mensen die het moeten gebruiken. Met de nadruk op het ‘willen’, want ‘kunnen’ is een kwestie van trainen en begeleiden. Een andere manier van samenwerken grijpt in op gangbare normen en waarden. Transparantie, elkaar wat (informatie) gunnen en de bereidheid om een schakel te zijn in het succes van iemand anders. Hoe simpel de techniek ook is, we praten over een cultuurverandering! Een verandering die gedragen en uitgedragen moet worden. Waarom doen we dit? Waarom wil ik dat jij meedoet? En hoe word jij er zelf beter van? Hoe enthousiast een kleine groep ook is, samenwerken lukt alleen als iedereen meedoet.

Natuurlijk zijn er ook allerlei andere redenen waarom technische projecten mislukken. Slechte specificaties, een klant met een telkens veranderende vraag, technische missers, enz. Hoewel mijn interesse niet ligt bij SharePoint als platform, ligt mijn interesse zeker bij andere manieren van werken en de wijze waarop je dat binnen een organisatie voor elkaar krijgt.
Productivity Partners heeft een nieuwe online dienst ontwikkeld. SharePoint Second Opinion. In een korte scan van 10 minuten worden een twintigtal vragen doorlopen. De scan eindigt met een advies hoe het succes van het project verbeterd kan worden. De scan is anoniem en gratis. Na de scan wordt de mogelijkheid geboden om aanvullende informatie over het advies te krijgen of met ons in contact te treden.

Een interessante scan die u leidt naar de werkelijke uitdagingen van uw project. Daarnaast een handreiking om u te helpen andere manieren van werken succesvol in uw organisatie te laten landen.

Hoe staat uw project er voor? Doe nu de online scan op http://www.sharepointgapindex.nl/.