De 8 Gouden regels voor Flexwerken van de Gemeente Heemstede

Bij de Gemeente Heemstede steken ze de draak met alle vooroordelen en foute gewoontjes rond flexwerken. Grappige video met herkenbare onderwerpen.

"Voor het werken in een flexkantoor hebben we een aantal spelregels. Níet om elkaar te betuttelen en ons gedrag met allerlei regels te bureaucratiseren. Wél om zo goed en prettig mogelijk in een open werkomgeving met elkaar te kunnen werken. Bij de opening van het flexkantoor in 2008 hebben we een filmpje gemaakt over deze "Gouden Regels" van het flexen. Het filmpje was een humoristische start van het flexwerken", aldus Gemeete Heemstede.



Iedereen wil de beste werkplek, jouw 'eigen' flexplek, clean-desk policy, beschikbaarheid en (on)vindbaarheid in een flexibele omgeving en andere kernelementen van flexibel in een leuke filmpje samengevat.
.

Evolutie op de Werkplek

Onze manier van werken verandert. Ook de inrichting van kantoren verandert. Traditionele kantoren zijn ingericht op 9.00-tot-17.00 bureauwerk, terwijl veel kennisintensief werk juist op andere locaties en op andere tijden plaatsvindt. Hoe kun je efficiënter omgaan met kantoorruimte en gelijktijdig kenniswerkers beter faciliteren? Ofwel hoe kun je kosten besparen en toch beter je werk doen? Eneco ging op zoek naar het antwoord.

“Tijdens een bezettingsgraadmeting is gebleken dat maximaal 60% van de werkplekken bezet was”, introduceert Frank Stollman, Manager Architecture. “Toen Eneco heeft besloten een nieuw hoofdkantoor te gaan neerzetten wilden we onderzoeken hoe je mensen efficiënter kunt laten werken en de ruimte beter kunt gebruiken”, vult Martijn Bouman, Sr. Enterprise Architect aan.

De Evolutie van de Werkplek houdt in dat het kantoor geen zitplaatsen maar activiteiten faciliteert. Samen met Productivity Partners heeft Eneco de Evolutie van de Werkplek vormgegeven in een pilot op één van de kantoren van Eneco. 55 Medewerkers van 4 verschillende afdelingen, die elk een eigen vleugel in het Eneco pand bewoonden, werden ondergebracht in het moderne kantoor met slechts 35 werkplekken in 1 vleugel van het kantoor.

Gesteund door een zelfverzekerd management zijn alle medewerkers geïnformeerd en betrokken in een hervorming die niet alleen invloed heeft op de kantoorinrichting, maar vooral invloed heeft op de manier waarop Eneco-ers op kantoor met elkaar samenleven en samenwerken. Na een gedegen onderzoek naar de dynamiek en activiteiten op de afdelingen hebben alle medewerkers een bijdrage mogen leveren aan de vormgeving van de ideale werkomgeving, waarbij de verschillende type werkzaamheden en verschillende werkstijlen waarin medewerkers hun werkzaamheden uitvoeren zoveel mogelijk gerespecteerd zijn.



De resultaten van de pilot zijn verbluffend. De pilot heeft de benodigde investeringen binnen 1 jaar terugverdiend. De nieuwe werkpleknorm van 1 werkplek voor 1,6 medewerkers heeft ruim 35% bespaard op de huisvestingskosten. En dat staat nog los van de besparingen die worden behaald omdat interne verhuizingen niet meer nodig zijn. Alle medewerkers kunnen productiever werken, zijn trots op hun nieuwe afdeling en gemotiveerder dan voorheen.

Productivity Partners biedt ervaring en middelen om doelstellingen te vertalen naar een ideale werkomgeving. Met een gestructureerde aanpak worden management en organisatie bij de hand genomen en ongemerkt meegevoerd naar een nieuwe manier van werken. Maar dit succes was alleen mogelijk door het vertrouwen en de voorbeeldfunctie van het management en de betrokkenheid van de medewerkers. Succesvol veranderen doe je tenslotte zelf.

Het Nieuwe Werken in de praktijk

Voor een beetje inspiratie over Het Nieuwe Werken kunt u terecht bij Google. Een simpele zoekopdracht levert al snel miljoenen resultaten. Bent u de theorie beu dan staan de deuren voor u open bij diverse toonaangevende bedrijven die jaarlijks duizenden bezoekers rondleiden in hun nieuwe, ideale wereld. Maar vele indrukken en meningen later weet u nog steeds niet wat Het Nieuwe Werken nu voor uw organisatie kan betekenen. U bent er inmiddels wel uit dat u iets met het onderwerp moet, maar waar moet u beginnen en hoe komt u op de bestemming?

Bij Productivity Partners zijn wij van mening dat iedere organisatie uniek is en daarmee een eigen ideale manier van werken heeft. Het zou dan ook heel toevallig zijn als iemand die zich niet in uw situatie heeft verdiept een panklaar antwoord heeft op uw vragen. Wij geloven er wel in dat u ideeën en ervaringen van anderen kunt gebruiken voor uw eigen beeldvorming. Zeker als u daarbij de gelegenheid heeft om de ‘ervaringsdeskundigen’ de hemd van het lijf te vragen over alle details die u bezighouden. Wij geloven er ook in dat Het Nieuwe Werken ook in uw bedrijf al begonnen is en vooral een kwestie is van ‘doen’. Op kleine schaal onderzoeken wat wel of niet werkt en de successen uitrollen naar de gehele organisatie. De technische en facilitaire mogelijkheden zijn er al. Een aantal ‘HNW Fundamentals’ kunnen u helpen om op korte termijn uw werkomgeving te optimaliseren en zonder groot risico te onderzoeken welke mogelijkheden bij uw organisatie passen.

Om u te helpen uw eigen nieuwe manier van werken te ontdekken organiseert Productivity Partners maandelijks een tweetal masterclasses.

De masterclass “Het geheim van Het Nieuwe Werken” organiseren wij in ons ‘clubhuis’ op het inspirerende Landgoed Duinlust in Overveen. Kennis maken en kennis delen is het thema van deze masterclass. In samenwerking met Dik Bijl, dé ambassadeurs van Het Nieuwe Werken, geven wij onze visie op Het Nieuwe Werken. Uiteraard delen wij onze ervaring en kunt u met eigen ogen zien hoe wij onze organisatie hebben ingericht rond inspiratie, creativiteit, nieuwe samenwerkingsvormen en de interactie tussen mensen. Nog belangrijker is dat wij u tijdens deze masterclass in contact brengen met lotgenoten. Vertegenwoordigers van andere organisaties, met gelijksoortige uitdagingen en vraagstukken. Samen nadenken over Het Nieuwe Werken zodat u na deze masterclass in staat bent om uw inspiratie om te zetten in actie.

De masterclass “Ervaar Het Nieuwe Werken” organiseren wij bij Microsoft op Schiphol. Het Nieuwe Werken in de praktijk is het thema van deze masterclass. Na een kennismaking en definitie van Het Nieuwe Werken volgt een rondleiding door het nieuwe pand van Microsoft. U ziet hoe Microsoft invulling heeft gegevens aan de facilitaire en technische kant van Het Nieuwe Werken en hoort van Microsoft wat dit voor de medewerkers en organisatie heeft betekend. Tijdens de rondleiding kunt u inzoomen op alle vraagstukken die voor u relevant zijn. Na de rondleiding komen wij terug in ‘De Praktijk’ en gaan we over naar HNW Fundamentals waarmee uw organisatie vanaf morgen kan beginnen. Op basis van praktijkvoorbeelden en hands-on oefeningen ervaart u welke mogelijkheden er zijn om via laagdrempelige optimalisaties van de werkomgeving een snelle stap te maken naar Het Nieuwe Werken. Na deze masterclass gaat u vol nieuwe ideeën naar huis en kunt u de volgende dag direct aan de slag met het boeken van uw eerste successen in Het Nieuwe Werken.

Wij ontvangen u graag in een van onze masterclasses. U kunt zich via de onderstaande links inschrijven.
- Masterclass Het geheim van Het Nieuwe Werken
- Masterclass Ervaar Het Nieuwe Werken
.

Wat moet je nu met Twitter?

Gaat Twitter het traditionele nieuws vervangen? Lijkt mij niet. Twitter biedt een nieuwe bron voor informatie, maar goede nieuwsvoorziening vraagt om nieuwswaarde en betrouwbaarheid. Het is wel duidelijk dat onze nieuwsvoorziening aan de vooravond van een grote renovatie staat. Als de journalistiek nieuwsbronnen als Twitter op de juiste waarde weet te schatten en aanvult met hun professionele en onderscheidende vermogen ontstaat de hypermoderne nieuwsvoorziening waar we weer jaren mee vooruit kunnen. "Als NOS moeten we niet vrezen dat Twitter ons gaat vervangen, welnee, we moeten inzien dat hier een geweldige nieuwsbron voor het oprapen ligt" aldus de NOS.

Hieronder een aantal fragmenten uit de beleidsnotitie van NOS over Twitter.

'Real time' nieuws overal en altijd beschikbaar
De verkiezingen in de Verenigde Staten en de vliegramp op Schiphol toonden aan dat de zogenaamde ‘social media’ een steeds belangrijkere rol gaan spelen in het dagelijkse journalistieke proces.

We focussen nu even op Twitter, maar de uitgangspunten gelden voor elke internettoepassing met vergelijkbare functionaliteit. Waar het om gaat is dat Twitter een voorbeeld is van het ‘real time web’, waarbij we met simpele middelen en techniek doorlopend in contact kunnen staan met elkaar en elkaar op ieder moment door middel van tekst, video en foto’s kunnen laten weten wat er gebeurt. Doordat tegelijkertijd het mobiele internet aan het doorbreken is, wordt dit effect nog verder versterkt. Mensen zijn ook onderweg doorlopend ‘connected’. Nieuws en informatie is overal en altijd beschikbaar.

De extra ogen en oren van Twitter laten zich vooral gelden op Breaking News-momenten. We hoeven niet per se te wachten totdat een verslaggever ter plekke is en kan gaan berichten. Op Twitter is het verslag al begonnen.

Nieuwswaarde en betrouwbaarheid
Twitter biedt ook een waterval aan herhalingen, verwijzingen, speculatie en niet geverifieerde informatie. Vermoedens worden als feit gepresenteerd en men kakelde elkaar maar na. Te veel, en te veel van hetzelfde waardoor het moeilijk is om aan betrouwbare informatie te komen. Twitter is een geweldige bron van tijdsgebonden informatie die anderen met je willen delen (waar staan de files, een televisieprogramma dat begint, hoe is het weer aan de kust?). Geruchten en roddels verspreiden zich op die manier ook razendsnel over het internet en voordat de professionele journalistieke een verhaal heeft kunnen checken, zijn grote groepen mensen via sociale netwerken als Twitter al op de hoogte.

Voor een journalistieke organisatie als de NOS is dit een interessante uitdaging, maar hier ligt een geweldige nieuwsbron voor het oprapen. In dat dichte bos staat wel degelijk die boom met unieke, ware informatie. Net dat ene beeld, of die ene ooggetuige, de gouden tip, of de rake verwijzing naar een betrouwbare bron. Als nieuwsorganisatie moet je het in dergelijke gevallen niet laten aankomen op toevalligheden, maar dien je structureel te controleren en te checken voordat je die informatie aan je publiek presenteert. Is Twitter een medium van razende snelheid, dan geldt juist hier de check-double check omdat het gevaar van fouten nadrukkelijk op de loer ligt.

De kracht van nieuwe media
Belangrijk om niet uit het oog te verliezen, Twitter is geen vervanging van het journalistieke ambachtswerk. Twitter is een aanvullend middel, zoals weblogs dat ook zijn. We zouden oerstom zijn wanneer we dit ontginnende terrein negeren, omdat nieuwe media nu eenmaal de oude media meer betrouwbaar en dus nog beter kunnen maken.

Te denken valt aan invoering van dit soort nieuwsbronnen als structureel onderdeel van de garende redactie. Vooral bij groot nieuws ligt hier een snel gevulde poel aan informatie. Je hoeft er niet naar op zoek, je moet alleen goed uit je doppen kijken. Bij NOS Sport zijn inmiddels ook de eerste toepassingen ontwikkeld. In de nieuwe site van de Tour de France bijvoorbeeld is een aparte sectie opgenomen met de wetenswaardigheden van alle Twitterende renners.


Zie ook:
- NOS: Twitter en de NOS, de Notitie
- Wielrenners uit de Tour de France 2009 op Twitter (bron NOS Tour 2009)
.

Rabobank verandert van werkstijl

Voor mij is Rabobank één van de meest aansprekende voorbeelden van Het Nieuwe Werken. Met een nieuwe manier van werken speelt Rabobank in op sociale en economische veranderingen. Met Rabo Unplugged geeft Rabobank vorm aan Het Nieuwe Werken ‘optima forma’. In Benelexstaete ervaren medewerkers hoe Rabo Unplugged er in de dagelijkse praktijk uitziet.

Klanten veranderen. Ze zijn minder loyaal en Internet maakt het eenvoudig om banken met elkaar te vergelijken. Werknemers veranderen. Zij zijn niet meer hun hele leven loyaal aan een organisatie. Ze zoeken zingeving in hun werk en een goede balans tussen werk en privé. Informatie- en communicatietechnologie verandert snel en heeft een enorme invloed op ons leven gekregen.

Rabobank loopt voorop in deze ontwikkelingen en is in 2006 gestart met Rabo Unplugged. Bij Rabo Unplugged kiezen medewerkers zelf waar, wanneer, met wie en met welke middelen ze het snelst tot het beste resultaat voor de klant kunnen komen. Dat heeft consequenties voor het management, dat zich ontwikkelt van control & command naar coaching & richting geven. Onnodige regels verdwijnen ; medewerkers worden steeds zelfstandiger.

In 2010 trekt Rabobank met ruim 5.000 medewerkers in het nieuwe bestuurscentrum. Het bestuurscentrum wordt gebouwd volgens de uitgangspunten van Rabo Unplugged en dat betekent dat er niet voldoende ‘vierkante meters per medewerker’ zijn om alle medewerkers een eigen werkplek te geven. Beneluxstaete in Utrecht is een pilotomgeving met alle faciliteiten die in het nieuwe bestuurscentrum te vinden zijn. Hier werken 500 medewerkers op 250 werkplekken met 100 aanvullende flexplekken. In Beneluxstaete leert Rabobank wat werken volgens Rabo Unplugged echt inhoudt.

Bekijk de video over Rabo Unplugged en Beneluxstaete.

Bron:
- Beneluxstaete, leren van Rabo Unplugged, uitgave van Rabobank Nederland
- Microsoft Referenties; Rabobank omarmt het Nieuwe Werken met Rabo Unplugged
.

Het kantoor als ontmoetingsplek

Ook Samas is een inspirerend voorbeeld van het nieuwe werken. Samas is met 2300 medewerkers een toonaangevende kantoorinrichter voor de zakelijke markt. Met The Village Office, het hoofdkantoor, geeft Samas het goede voorbeeld hoe zij denken over Het Nieuwe Werken.

The Village Office
The Village Office is opgezet als een dorp. Er zijn talloze ontmoetingsplaatsen en je vindt er alles wat je nodig hebt om te werken en om te ontspannen. Net als in een echt dorp zijn er marktpleinen, een bibliotheek, fitness centrum, huiskamers (mét openhaarden), werkplekken (soms mét schemerlampjes), een restaurant, bar, winkeltjes, een klimwand en zelfs een bioscoop.

Alle straten leiden naar het dorpsplein. Op het plein is veel bedrijvigheid door de open overleg- en presentatieruimtes. Het plein is de dorpskern met winkels en een bar. De winkels bestaan onder andere uit ruimtes voor partners van Samas. Deze partners kunnen hier hun klanten hier ontvangen en rondleiden in het Village Office concept en eigen producten verkopen. Aan de buitenkant van het dorp bevinden zich de ‘woonwijken’ waar medewerkers in een vertrouwde en beschutte omgeving kunnen concentreren en produceren.




Return on investment
Een innovatief kantoor zoals The Village Office verdient zichzelf razendsnel terug. De medewerkers zijn tevreden en voelen zich betrokken. Dit vertaalt zich in kwaliteit en productiviteit. Nog concreter is dat de verkoopwaarde van het pand sinds de moderne vormgeving bijna is verviervoudigd is. Met het concept heeft Samas niet alleen een frisse blik getoond op Het Nieuwe Werken maar ook keiharde euro’s verdiend!

Zie ook
- Village Office beeldimpressie
- Werken op kantoor wordt weer leuk

Facilitaire visie op Het Nieuwe Werken

Tijdens een van de sessies over Het Nieuwe Werken waren we te gast bij Facilicom. Facilicom heeft een nieuw hoofdkantoor laten ontwikkelen, waarbij de facilitaire kijk van Facilicom op Het Nieuwe Werken voorop stond.

Facilicom is een Nederlandse onderneming met ruim 30.000 gespecialiseerde medewerkers in facilitaire diensten verdeeld over verschillende werkmaatschappijen (waaronder Gom, Breijer en Trigion). Het nieuwe gebouw is een inspiratie voor een fysieke vertaling van Het Nieuwe Werken.

DuurzaamheidBij de ontwikkeling van het kantoor stond duurzaamheid hoog op de lijst met een geavanceerde temperatuurregeling als resultaat. Zomers wordt er koud water uit de grond opgepompt en door het koel/verwarmingsysteem geleid. De automatische zonwering vormt een sluis, hier wordt de warmte opgevangen en via het verwarmingssysteem afgevoerd en in de grond onder het kantoor opgeslagen. In de winter wordt het warme water opgepompt en het afgekoelde water opgeslagen. De energiezuinige oplossingen hebben Facilicom een EPA (=Energie Prestatie Advies) A++ opgeleverd. De gasrekening van Facilicom is zo goed als nihil.

Facilitair beheerhet kantoor is opgebouwd uit genummerde units. Iedere unit kan afzonderlijk worden beheerd en heeft eigen verwarming, verlichting en aansluitingen voor stroom, netwerk, telefoon. Een kantoorkamer bestaat uit 1 of meerdere units afhankelijk van de plaatsing van de muren. Doordat alle voorzieningen gekoppeld zijn aan de genummerde unit bestaan er geen misverstanden over de locatie bij het patchen van een verbinding, het oplossen van technische problemen, reparaties of zelfs het vervangen van een lamp.

CateringVanzelfsprekend is er door Facilicom veel aandacht besteed aan facilitaire efficiëntie. De vitrine, en tevens koeling, is afsluitbaar. Zuivel en beleg hoeft niet te worden verplaatst naar een koelkast. De vitrine wordt gesloten en alle producten blijven automatisch gekoeld tot de volgende dag.
De kantine en keuken zijn open, waardoor er constant oogcontact is tussen medewerkers en het bedienend personeel. Aan de ene kant zeer klantvriendelijk en aan de andere kant leidt het automatisch tot ‘braaf’ gedrag. Van iedere medewerker wordt verwacht dat deze de eigen lunch aanslaat, afrekent en opruimt. De wetenschap dat er altijd iemand kan meekijken dwingt automatisch eerlijkheid en (opruim)discipline af.

SchoonmaakNog meer slimmigheid bij het schoonhouden van de kantoren. Grote prullenbakken zijn overbodig. Een simpele bureaulade dient als afvalsysteem voor papier. Voor het resterende afval hangt, op een handige hoogte, een klein (geur) afsluitbaar afvalbakje.
De kasten, wandprullenbak en vensterbanken hebben en schuine kant. Dit voorkomt dat er vuil op blijft liggen, maakt het onmogelijk om er mappen of andere troep op te plaatsen en dwingt tot opruimen. Vervuiling wordt voorkomen en vuil wordt minder storend. Eens per week schoonmaken is voldoende en levert daarmee een aanzienlijke besparing op schoonmaakkosten.


Naast de fysieke invulling heeft Facilicom bewust ingezet op de mentale aspecten Openheid en Volgzaamheid. Een schone omgeving nodigt uit om schoongehouden te worden.


Zie ook:
- Het boek ”Het facilitaire kantoorgebouw”.

Microsoft en Het Nieuwe Werken

Microsoft Nederland is een leuke inspiratiebron voor Het Nieuwe Werken. Halverwege 2008 is Microsoft verhuisd naar het nieuwe kantoorgebouw "The Outlook" op Schiphol. Hier is het Nieuwe Werken volgens Microsoft volledig geïmplementeerd in de werkwijze en werkomgeving. Een kantoorinrichting gericht op flexibiliteit en elkaar ontmoeten, met ruimtes om te communiceren en ruimtes om te concentreren. Uiteraard ondersteund met alle producten die Microsoft hiervoor biedt.

Kent u het verhaal nog niet? Bekijk dan hier het verhaal van Theo Rinsema, algemeen directeur van Microsoft Nederland.



Zie ook:
- Theo blogt; Het weblog van Theo Rinsema
- Foto-impressie van het nieuwe gebouw op de website van Microsoft

Nieuw clubhuis voor Productivity Partners

Bij Productivity Partners zijn we er van overtuigd dat werken anders gaat worden.
Wie wil er in de file staan om tussen 9.00 en 17.00 op kantoor te zijn voor werk dat je ook ergens anders of op een ander moment kunt doen? Kennisintensief werk kun je doen waar en wanneer je maar wilt. Als je toch op een vaste plek moet werken wil je bereikbaar zijn, met anderen kunnen communiceren en op tijd de juiste informatie ontvangen. Alle informatie kun je op internet krijgen. SMS en chat zijn de nieuwe communicatiemiddelen en ... papier en (schrik niet) e-mail zijn ouderwets en achterhaald.

Werken kun je overal. Een kantoor is alleen nog nodig voor persoonlijk contact; gasten ontvangen, elkaar weer eens in het echt zien, bakje koffie en ‘praatje pot’ … Het kantoor wordt een clubhuis...

Met die gedachte zijn we op 1 september ons nieuwe onderkomen bij Vitality Resort The Tides in Overveen ingetrokken. Ons nieuwe kantoor is een statig onderkomen op een steenworp afstand van het Bloemendaalse strand en biedt de faciliteiten van een sjiek clubhuis met vergaderruimtes, een health club, loungebar, terras, restaurant en een kantoorruimte. We ontvangen hier klanten, nieuwe partners en komen hier samen als we elkaar persoonlijk willen ontmoeten.
Een beetje uit de buurt om iedere dag naar toe te gaan om te werken, maar werken doen we gelukkig vooral ergens anders …