Het Nieuwe Werken ontmaskerd

Het Nieuwe Werken bestaat niet. Wat voor de één een moderne kantoorinrichting is, is voor de ander ‘overal en altijd’ kunnen werken. Bij de groenteboer bestel je een krop sla, maar wat moet je bestellen als je Het Nieuwe Werken wilt hebben? En bij wie moet je dan zijn? Waarom is er dan zoveel aandacht voor Het Nieuwe Werken?

Het Nieuwe Werken is geen product. Het Nieuwe Werken is een programma met hoge impact en, telkens naar eigen inzicht, een ander eindresultaat. De wereld om ons heen verandert. Alleen zij die kunnen mee veranderen hebben kans om te overleven. Tot zover niets nieuws onder de zon. Bedrijven zijn altijd op zoek naar betere manieren om bedrijfsdoelstellingen te realiseren. Wanneer gaat het dan over Het Nieuwe Werken? De hamvraag is; Willen zij ‘beter’ of willen ze ‘anders’?

In de categorie ‘beter’ worden nieuwe instrumenten geïntroduceerd om hetzelfde te blijven doen. Een nieuwe oplossing om een oude te vervangen. Een nieuwe bedrijfsapplicatie, optimalisatie van een bedrijfsproces, een portal ,… De impact blijft beperkt tot een klein deel van de bedrijfsvoering. Business as usual. Iedereen die producten of standaardoplossingen aanbiedt onder de vlag van Het Nieuwe Werken speelt handig in op de hype om meer aandacht te krijgen op het product- en dienstenportfolio. In mijn definitie valt dit onder de noemer ‘project’ en niet in de categorie Het Nieuwe Werken.

Als Het Nieuwe Werken al bestaat dan wordt dit terrein betreden wanneer een organisatie ‘anders’ wil gaan werken en voor het (blijven) behalen van bedrijfsdoelstellingen wil inspelen op nieuwe uitdagingen. Werkinnovatie gericht op concurrentievoordeel in een veranderende omgeving. Nieuwe werkconcepten die inbreuk maken op oude tradities. Een veranderingsvraagstuk dat de gehele organisatie raakt en door ieder individu anders wordt ervaren. Hiermee is Het Nieuwe Werken een ‘high impact’ programma, waarin rendement moet worden afgewogen tegen de risico’s en de oplossing bestaat uit een totaalpakket van mentale, fysieke en technische veranderingen. De hoofdkenmerken van Het Nieuwe Werken zijn:
- Bedrijfsdoellingen halen in een veranderende omgeving,
- Impact op de gehele organisatie
- Multidisciplinair
- Mensgericht

Een ‘high impact’ programma vraagt om een gestructureerde aanpak waarin alle voorwaarden voor succes worden ingevuld. Een noot die in 3 stukken gekraakt moet worden.

1. Bewustzijn van de urgentie
Alleen wanneer het programma past in het realiseren van de bedrijfsdoelen en gedragen wordt vanuit ‘de top’ is het mogelijk om een verandering met deze impact succesvol door te voeren.

2. Een mensgeoriënteerde oplossing
Alleen een oplossing die aansluit op het DNA van de organisatie en bijdraagt aan het optimaliseren van dagelijkse werkzaamheden zal worden omarmd. Een mensgeoriënteerde benadering is de sleutel voor de adoptie.

3. Behapbare realisatie
Deze olifant moet in kleine hapjes gegeten worden. Kleine successen kunnen mensen verleiden om mee te gaan in de verandering. Een weloverwogen dosering van de verandering met voldoende aandacht voor adoptie resulteert in een succesvolle verandering.


Het Nieuwe Werken gaat niet over de oplossing zelf, maar over de route naar de oplossing. Kies hiervoor een aanpak die alle bovenstaande factoren raakt. Heeft u zo'n methodiek niet voor handen? Doe dan uw voordeel met de onderstaande methodiek voor een high impact programma, waarin alle genoemde elementen aan bod komen.

De aanvliegroute naar Het Nieuwe Werken

Het Nieuwe Werken kent vele verschijningsvormen. Iedere organisatie heeft eigen ambities. Er bestaat niet één unanieme uitwerking van Het Nieuwe Werken. Toch kent ieder vraagstuk over HNW overeenkomsten:

- het is een veranderingsproces met impact op (het gedrag van) een grote groep mensen
- het is een multidisciplinair vraagstuk en vereist een ideaalbalans tussen Mens, Gebouw en ICT

Een succesvolle uitwerking van HNW is daarom alleen mogelijk als deze aansluit op de doelstellingen en het DNA van de organisatie, invulling geeft aan behoeftes en met overtuiging multidisciplinair wordt uitgevoerd. Het succes van dit soort programma’s wordt bepaald door het zetten van de juiste verwachtingen en het geloof in de aanstaande verandering. Bij dit soort uitdagingen is het van belang om alle (belangrijke) neuzen dezelfde kant op te krijgen.

Bruce Tuckman ontwikkelde het model Forming-Storming-Norming-Performing. Door deze kennis toe te passen in een programmamethodiek ontstaat een praktisch instrument om het vraagstuk over HNW te tackelen.

FormingDe belangrijkste stakeholders worden samengebracht en het onderwerp HNW komt op tafel. De nadruk ligt op individuele inspiratie. Ieder individu mag zijn eigen idealen en dromen ontwikkelen.
Plan eens een leuk dagje uit met uw directie en managementteam en ga op bezoek bij alle bekende voorbeelden van Het Nieuwe Werken. Zij zullen met trots hun successen delen en voorzien u van een schat aan inspiratie.

StormingIn deze fase worden de individuele droombeelden samengebracht en getoetst op toegevoegde waarde aan het teambelang. Schets een geïntegreerd droombeeld van HNW en laat u niet remmen door beperkingen of onmogelijkheden.
Randvoorwaardelijk voor deze fase is de beschikbaarheid en een actieve bijdrage van uw directie en/of managementteam. Het resutaat van deze fase is het ideaalbeeld van de organisatie van de toekomst.

NormingHet team gaat op zoek naar oplossingen. Het droombeeld van de ideale organisatie wordt vormgegeven. Zorg voor een ontwerpmethode waarbij ieder individu / discipline kan meedenken over de oplossing. Kwantificeer de resultaten en meetmomenten. Zorg dat alle stakeholders de persoonlijke en gemeenschappelijke voordelen inzien en zich vol overgave kunnen storten op het realiseren hiervan.

PerformingDe richting is bepaald en de realisatie kan plaatsvinden. Zorg voor samenhang en afstemming tussen de disciplines. Anticipeer als team op afwijkingen en bedenk dat HNW geen eenmalig verandering is maar een evolutionair proces om te anticiperen op veranderingen.

Praktische toepassing
Binnenkort volgen hier publicaties van praktijkvoorbeelden en toepassingen van dit model. Kunt u hier niet op wachten of wilt u meer weten over een praktische methodiek voor Het Nieuwe Werken? Laat dan een vraag achter of bezoek de Masterclass van Productivity Partners.

Zie ook:
- Website van Bruce Tuckman
- Forming–Storming–Norming–Performing model op Wikipedia
- Masterclass Het Nieuwe Werken van Productivity Partners
.

Waarom SharePoint projecten mislukken

Dagelijks ontmoet ik mensen uit de techniek die op hun manier bezig zijn met Het Nieuwe Werken. Het Nieuwe Werken is voor hen een technische innovatie. Tooling voor internetgebaseerde communicatie en samenwerking, procesoptimalisaties of nieuwe softwareversies. Op zich is daar niets mis mee. Soms is het zelfs praktisch om Het Nieuwe Werken te benaderen vanuit een technisch perspectief.

Nog niet heel lang geleden was SharePoint, als collaboratieplatform, een logisch antwoord op iedere klantvraag over samenwerken. ”Wat U nodig heeft is een portaal!”. Gevolgd door een overtuigende demonstratie van de mogelijkheden. De Haarlemmerolie die alle samenwerkingsproblemen zou oplossen. Als paddenstoelen schoten de SharePoint projecten uit de grond. Eenmaal geïmplementeerd vielen de ‘nieuwe sterren’ net zo snel weer uit de lucht als ze erin waren geschoten. Een groot deel van de SharePoint projecten is mislukt. Niet zozeer omdat de techniek niet goed is of verkeerd geïmplementeerd is, maar vooral omdat het vraagstuk van een collaboratieplatform groter is dan een techniekvraagstuk.

Een collaboratieomgeving zoals SharePoint wil mensen anders met elkaar laten werken. Het is voor mij, als functionele man, logisch dat de techniek hier eenvoudig en goed in moet ondersteunen. Het succes wordt echter bepaald door het ‘willen’ en ‘kunnen’ van de mensen die het moeten gebruiken. Met de nadruk op het ‘willen’, want ‘kunnen’ is een kwestie van trainen en begeleiden. Een andere manier van samenwerken grijpt in op gangbare normen en waarden. Transparantie, elkaar wat (informatie) gunnen en de bereidheid om een schakel te zijn in het succes van iemand anders. Hoe simpel de techniek ook is, we praten over een cultuurverandering! Een verandering die gedragen en uitgedragen moet worden. Waarom doen we dit? Waarom wil ik dat jij meedoet? En hoe word jij er zelf beter van? Hoe enthousiast een kleine groep ook is, samenwerken lukt alleen als iedereen meedoet.

Natuurlijk zijn er ook allerlei andere redenen waarom technische projecten mislukken. Slechte specificaties, een klant met een telkens veranderende vraag, technische missers, enz. Hoewel mijn interesse niet ligt bij SharePoint als platform, ligt mijn interesse zeker bij andere manieren van werken en de wijze waarop je dat binnen een organisatie voor elkaar krijgt.
Productivity Partners heeft een nieuwe online dienst ontwikkeld. SharePoint Second Opinion. In een korte scan van 10 minuten worden een twintigtal vragen doorlopen. De scan eindigt met een advies hoe het succes van het project verbeterd kan worden. De scan is anoniem en gratis. Na de scan wordt de mogelijkheid geboden om aanvullende informatie over het advies te krijgen of met ons in contact te treden.

Een interessante scan die u leidt naar de werkelijke uitdagingen van uw project. Daarnaast een handreiking om u te helpen andere manieren van werken succesvol in uw organisatie te laten landen.

Hoe staat uw project er voor? Doe nu de online scan op http://www.sharepointgapindex.nl/.