Het Nieuwe Werken ontmaskerd

Het Nieuwe Werken bestaat niet. Wat voor de één een moderne kantoorinrichting is, is voor de ander ‘overal en altijd’ kunnen werken. Bij de groenteboer bestel je een krop sla, maar wat moet je bestellen als je Het Nieuwe Werken wilt hebben? En bij wie moet je dan zijn? Waarom is er dan zoveel aandacht voor Het Nieuwe Werken?

Het Nieuwe Werken is geen product. Het Nieuwe Werken is een programma met hoge impact en, telkens naar eigen inzicht, een ander eindresultaat. De wereld om ons heen verandert. Alleen zij die kunnen mee veranderen hebben kans om te overleven. Tot zover niets nieuws onder de zon. Bedrijven zijn altijd op zoek naar betere manieren om bedrijfsdoelstellingen te realiseren. Wanneer gaat het dan over Het Nieuwe Werken? De hamvraag is; Willen zij ‘beter’ of willen ze ‘anders’?

In de categorie ‘beter’ worden nieuwe instrumenten geïntroduceerd om hetzelfde te blijven doen. Een nieuwe oplossing om een oude te vervangen. Een nieuwe bedrijfsapplicatie, optimalisatie van een bedrijfsproces, een portal ,… De impact blijft beperkt tot een klein deel van de bedrijfsvoering. Business as usual. Iedereen die producten of standaardoplossingen aanbiedt onder de vlag van Het Nieuwe Werken speelt handig in op de hype om meer aandacht te krijgen op het product- en dienstenportfolio. In mijn definitie valt dit onder de noemer ‘project’ en niet in de categorie Het Nieuwe Werken.

Als Het Nieuwe Werken al bestaat dan wordt dit terrein betreden wanneer een organisatie ‘anders’ wil gaan werken en voor het (blijven) behalen van bedrijfsdoelstellingen wil inspelen op nieuwe uitdagingen. Werkinnovatie gericht op concurrentievoordeel in een veranderende omgeving. Nieuwe werkconcepten die inbreuk maken op oude tradities. Een veranderingsvraagstuk dat de gehele organisatie raakt en door ieder individu anders wordt ervaren. Hiermee is Het Nieuwe Werken een ‘high impact’ programma, waarin rendement moet worden afgewogen tegen de risico’s en de oplossing bestaat uit een totaalpakket van mentale, fysieke en technische veranderingen. De hoofdkenmerken van Het Nieuwe Werken zijn:
- Bedrijfsdoellingen halen in een veranderende omgeving,
- Impact op de gehele organisatie
- Multidisciplinair
- Mensgericht

Een ‘high impact’ programma vraagt om een gestructureerde aanpak waarin alle voorwaarden voor succes worden ingevuld. Een noot die in 3 stukken gekraakt moet worden.

1. Bewustzijn van de urgentie
Alleen wanneer het programma past in het realiseren van de bedrijfsdoelen en gedragen wordt vanuit ‘de top’ is het mogelijk om een verandering met deze impact succesvol door te voeren.

2. Een mensgeoriënteerde oplossing
Alleen een oplossing die aansluit op het DNA van de organisatie en bijdraagt aan het optimaliseren van dagelijkse werkzaamheden zal worden omarmd. Een mensgeoriënteerde benadering is de sleutel voor de adoptie.

3. Behapbare realisatie
Deze olifant moet in kleine hapjes gegeten worden. Kleine successen kunnen mensen verleiden om mee te gaan in de verandering. Een weloverwogen dosering van de verandering met voldoende aandacht voor adoptie resulteert in een succesvolle verandering.


Het Nieuwe Werken gaat niet over de oplossing zelf, maar over de route naar de oplossing. Kies hiervoor een aanpak die alle bovenstaande factoren raakt. Heeft u zo'n methodiek niet voor handen? Doe dan uw voordeel met de onderstaande methodiek voor een high impact programma, waarin alle genoemde elementen aan bod komen.

De aanvliegroute naar Het Nieuwe Werken

Het Nieuwe Werken kent vele verschijningsvormen. Iedere organisatie heeft eigen ambities. Er bestaat niet één unanieme uitwerking van Het Nieuwe Werken. Toch kent ieder vraagstuk over HNW overeenkomsten:

- het is een veranderingsproces met impact op (het gedrag van) een grote groep mensen
- het is een multidisciplinair vraagstuk en vereist een ideaalbalans tussen Mens, Gebouw en ICT

Een succesvolle uitwerking van HNW is daarom alleen mogelijk als deze aansluit op de doelstellingen en het DNA van de organisatie, invulling geeft aan behoeftes en met overtuiging multidisciplinair wordt uitgevoerd. Het succes van dit soort programma’s wordt bepaald door het zetten van de juiste verwachtingen en het geloof in de aanstaande verandering. Bij dit soort uitdagingen is het van belang om alle (belangrijke) neuzen dezelfde kant op te krijgen.

Bruce Tuckman ontwikkelde het model Forming-Storming-Norming-Performing. Door deze kennis toe te passen in een programmamethodiek ontstaat een praktisch instrument om het vraagstuk over HNW te tackelen.

FormingDe belangrijkste stakeholders worden samengebracht en het onderwerp HNW komt op tafel. De nadruk ligt op individuele inspiratie. Ieder individu mag zijn eigen idealen en dromen ontwikkelen.
Plan eens een leuk dagje uit met uw directie en managementteam en ga op bezoek bij alle bekende voorbeelden van Het Nieuwe Werken. Zij zullen met trots hun successen delen en voorzien u van een schat aan inspiratie.

StormingIn deze fase worden de individuele droombeelden samengebracht en getoetst op toegevoegde waarde aan het teambelang. Schets een geïntegreerd droombeeld van HNW en laat u niet remmen door beperkingen of onmogelijkheden.
Randvoorwaardelijk voor deze fase is de beschikbaarheid en een actieve bijdrage van uw directie en/of managementteam. Het resutaat van deze fase is het ideaalbeeld van de organisatie van de toekomst.

NormingHet team gaat op zoek naar oplossingen. Het droombeeld van de ideale organisatie wordt vormgegeven. Zorg voor een ontwerpmethode waarbij ieder individu / discipline kan meedenken over de oplossing. Kwantificeer de resultaten en meetmomenten. Zorg dat alle stakeholders de persoonlijke en gemeenschappelijke voordelen inzien en zich vol overgave kunnen storten op het realiseren hiervan.

PerformingDe richting is bepaald en de realisatie kan plaatsvinden. Zorg voor samenhang en afstemming tussen de disciplines. Anticipeer als team op afwijkingen en bedenk dat HNW geen eenmalig verandering is maar een evolutionair proces om te anticiperen op veranderingen.

Praktische toepassing
Binnenkort volgen hier publicaties van praktijkvoorbeelden en toepassingen van dit model. Kunt u hier niet op wachten of wilt u meer weten over een praktische methodiek voor Het Nieuwe Werken? Laat dan een vraag achter of bezoek de Masterclass van Productivity Partners.

Zie ook:
- Website van Bruce Tuckman
- Forming–Storming–Norming–Performing model op Wikipedia
- Masterclass Het Nieuwe Werken van Productivity Partners
.

Het kantoor als ontmoetingsplek

Ook Samas is een inspirerend voorbeeld van het nieuwe werken. Samas is met 2300 medewerkers een toonaangevende kantoorinrichter voor de zakelijke markt. Met The Village Office, het hoofdkantoor, geeft Samas het goede voorbeeld hoe zij denken over Het Nieuwe Werken.

The Village Office
The Village Office is opgezet als een dorp. Er zijn talloze ontmoetingsplaatsen en je vindt er alles wat je nodig hebt om te werken en om te ontspannen. Net als in een echt dorp zijn er marktpleinen, een bibliotheek, fitness centrum, huiskamers (mét openhaarden), werkplekken (soms mét schemerlampjes), een restaurant, bar, winkeltjes, een klimwand en zelfs een bioscoop.

Alle straten leiden naar het dorpsplein. Op het plein is veel bedrijvigheid door de open overleg- en presentatieruimtes. Het plein is de dorpskern met winkels en een bar. De winkels bestaan onder andere uit ruimtes voor partners van Samas. Deze partners kunnen hier hun klanten hier ontvangen en rondleiden in het Village Office concept en eigen producten verkopen. Aan de buitenkant van het dorp bevinden zich de ‘woonwijken’ waar medewerkers in een vertrouwde en beschutte omgeving kunnen concentreren en produceren.




Return on investment
Een innovatief kantoor zoals The Village Office verdient zichzelf razendsnel terug. De medewerkers zijn tevreden en voelen zich betrokken. Dit vertaalt zich in kwaliteit en productiviteit. Nog concreter is dat de verkoopwaarde van het pand sinds de moderne vormgeving bijna is verviervoudigd is. Met het concept heeft Samas niet alleen een frisse blik getoond op Het Nieuwe Werken maar ook keiharde euro’s verdiend!

Zie ook
- Village Office beeldimpressie
- Werken op kantoor wordt weer leuk

Facilitaire visie op Het Nieuwe Werken

Tijdens een van de sessies over Het Nieuwe Werken waren we te gast bij Facilicom. Facilicom heeft een nieuw hoofdkantoor laten ontwikkelen, waarbij de facilitaire kijk van Facilicom op Het Nieuwe Werken voorop stond.

Facilicom is een Nederlandse onderneming met ruim 30.000 gespecialiseerde medewerkers in facilitaire diensten verdeeld over verschillende werkmaatschappijen (waaronder Gom, Breijer en Trigion). Het nieuwe gebouw is een inspiratie voor een fysieke vertaling van Het Nieuwe Werken.

DuurzaamheidBij de ontwikkeling van het kantoor stond duurzaamheid hoog op de lijst met een geavanceerde temperatuurregeling als resultaat. Zomers wordt er koud water uit de grond opgepompt en door het koel/verwarmingsysteem geleid. De automatische zonwering vormt een sluis, hier wordt de warmte opgevangen en via het verwarmingssysteem afgevoerd en in de grond onder het kantoor opgeslagen. In de winter wordt het warme water opgepompt en het afgekoelde water opgeslagen. De energiezuinige oplossingen hebben Facilicom een EPA (=Energie Prestatie Advies) A++ opgeleverd. De gasrekening van Facilicom is zo goed als nihil.

Facilitair beheerhet kantoor is opgebouwd uit genummerde units. Iedere unit kan afzonderlijk worden beheerd en heeft eigen verwarming, verlichting en aansluitingen voor stroom, netwerk, telefoon. Een kantoorkamer bestaat uit 1 of meerdere units afhankelijk van de plaatsing van de muren. Doordat alle voorzieningen gekoppeld zijn aan de genummerde unit bestaan er geen misverstanden over de locatie bij het patchen van een verbinding, het oplossen van technische problemen, reparaties of zelfs het vervangen van een lamp.

CateringVanzelfsprekend is er door Facilicom veel aandacht besteed aan facilitaire efficiëntie. De vitrine, en tevens koeling, is afsluitbaar. Zuivel en beleg hoeft niet te worden verplaatst naar een koelkast. De vitrine wordt gesloten en alle producten blijven automatisch gekoeld tot de volgende dag.
De kantine en keuken zijn open, waardoor er constant oogcontact is tussen medewerkers en het bedienend personeel. Aan de ene kant zeer klantvriendelijk en aan de andere kant leidt het automatisch tot ‘braaf’ gedrag. Van iedere medewerker wordt verwacht dat deze de eigen lunch aanslaat, afrekent en opruimt. De wetenschap dat er altijd iemand kan meekijken dwingt automatisch eerlijkheid en (opruim)discipline af.

SchoonmaakNog meer slimmigheid bij het schoonhouden van de kantoren. Grote prullenbakken zijn overbodig. Een simpele bureaulade dient als afvalsysteem voor papier. Voor het resterende afval hangt, op een handige hoogte, een klein (geur) afsluitbaar afvalbakje.
De kasten, wandprullenbak en vensterbanken hebben en schuine kant. Dit voorkomt dat er vuil op blijft liggen, maakt het onmogelijk om er mappen of andere troep op te plaatsen en dwingt tot opruimen. Vervuiling wordt voorkomen en vuil wordt minder storend. Eens per week schoonmaken is voldoende en levert daarmee een aanzienlijke besparing op schoonmaakkosten.


Naast de fysieke invulling heeft Facilicom bewust ingezet op de mentale aspecten Openheid en Volgzaamheid. Een schone omgeving nodigt uit om schoongehouden te worden.


Zie ook:
- Het boek ”Het facilitaire kantoorgebouw”.