Een nieuwe manier van communiceren

Zit je aan het einde van de dag thuis de krant te lezen, gaat de telefoon. Door een dringende situatie wil je per direct met een aantal mensen overleggen. Het is kansloos om op dit tijdstip, tijdens de files, bij elkaar te komen voor een vergadering. Zeker als ook andere deelnemers thuis zijn of onoverbrugbaar ver weg zijn. Een gemiste kans, een onrustige nacht en een periode vol kopzorgen?! De huidige technologie biedt een oplossing.
Met een paar simpele acties weet je wie er beschikbaar is en heb je snel een eerste afstemming. Voor een algehele afstemming start je met net zo veel gemak een videoconferentie.

Wie is er beschikbaar?Je logt in op jouw computer. Een beschikbaarheidoverzicht toont op basis van de agenda’s waar mensen zijn en wie er online zijn. Voor iedereen online wordt getoond wie beschikbaar is, in gesprek of niet gestoord wil worden. Voor iedereen die tijdelijk niet beschikbaar is stel je een notificatie in die meldt wanneer de persoon weer beschikbaar is.

Een snelle afstemming!
De techniek zorgt voor integratie van (mobiele) telefonie, internet en spraak & beeld. Vanaf de computer kun je personen bellen. Wordt de telefoon niet opgenomen dan word je automatisch doorgeschakeld naar een ander (mobiel) nummer, een collega of de voicemail. De mensen die online zijn kun je direct bereiken via chat, spraak en/of beeld.

Virtueel vergaderenMet dezelfde techniek start je een teleconferentie of videoconferentie. Gewoon vanaf de bank in de huiskamer als je wilt. Een conferentiecamera, zoals Microsoft Roundtable, biedt de mogelijkheid om waar mogelijk met een aantal mensen fysiek bij elkaar te komen, waarbij de overige mensen virtueel via een beeldscherm aanwezig zijn.


Video 1: ‘Saskia’, jouw virtuele assistenteVia de bovenstaande link kom je bij ’Saskia’. Zij vertelt hoe technologie een aantal functies van een assistent kan overnemen. Hou de telefoon bij de hand…

Video 2: De handelingssnelheid van baggerbedrijf Dutch WaterworksVia de bovenstaande link kom je bij baggerbedrijf Dutch Waterworks. Een onverwachte uitdaging vraagt om snelle afstemming tussen het wereldwijd verspreide team.


Tijdzones en locaties vervagen. Sneller reageren. Geen last meer van fileproblematiek. Het zal niet alleen klanten, maar ook collega’s bekoren.
De technologie is er klaar voor, en jij?

Zie ook:
- De nieuwe manier van communiceren en samenwerken
- Het nieuwe vergaderen
- Microsoft Roundtable
.

Rabobank verandert van werkstijl

Voor mij is Rabobank één van de meest aansprekende voorbeelden van Het Nieuwe Werken. Met een nieuwe manier van werken speelt Rabobank in op sociale en economische veranderingen. Met Rabo Unplugged geeft Rabobank vorm aan Het Nieuwe Werken ‘optima forma’. In Benelexstaete ervaren medewerkers hoe Rabo Unplugged er in de dagelijkse praktijk uitziet.

Klanten veranderen. Ze zijn minder loyaal en Internet maakt het eenvoudig om banken met elkaar te vergelijken. Werknemers veranderen. Zij zijn niet meer hun hele leven loyaal aan een organisatie. Ze zoeken zingeving in hun werk en een goede balans tussen werk en privé. Informatie- en communicatietechnologie verandert snel en heeft een enorme invloed op ons leven gekregen.

Rabobank loopt voorop in deze ontwikkelingen en is in 2006 gestart met Rabo Unplugged. Bij Rabo Unplugged kiezen medewerkers zelf waar, wanneer, met wie en met welke middelen ze het snelst tot het beste resultaat voor de klant kunnen komen. Dat heeft consequenties voor het management, dat zich ontwikkelt van control & command naar coaching & richting geven. Onnodige regels verdwijnen ; medewerkers worden steeds zelfstandiger.

In 2010 trekt Rabobank met ruim 5.000 medewerkers in het nieuwe bestuurscentrum. Het bestuurscentrum wordt gebouwd volgens de uitgangspunten van Rabo Unplugged en dat betekent dat er niet voldoende ‘vierkante meters per medewerker’ zijn om alle medewerkers een eigen werkplek te geven. Beneluxstaete in Utrecht is een pilotomgeving met alle faciliteiten die in het nieuwe bestuurscentrum te vinden zijn. Hier werken 500 medewerkers op 250 werkplekken met 100 aanvullende flexplekken. In Beneluxstaete leert Rabobank wat werken volgens Rabo Unplugged echt inhoudt.

Bekijk de video over Rabo Unplugged en Beneluxstaete.

Bron:
- Beneluxstaete, leren van Rabo Unplugged, uitgave van Rabobank Nederland
- Microsoft Referenties; Rabobank omarmt het Nieuwe Werken met Rabo Unplugged
.

Het Nieuwe Werken ontmaskerd

Het Nieuwe Werken bestaat niet. Wat voor de één een moderne kantoorinrichting is, is voor de ander ‘overal en altijd’ kunnen werken. Bij de groenteboer bestel je een krop sla, maar wat moet je bestellen als je Het Nieuwe Werken wilt hebben? En bij wie moet je dan zijn? Waarom is er dan zoveel aandacht voor Het Nieuwe Werken?

Het Nieuwe Werken is geen product. Het Nieuwe Werken is een programma met hoge impact en, telkens naar eigen inzicht, een ander eindresultaat. De wereld om ons heen verandert. Alleen zij die kunnen mee veranderen hebben kans om te overleven. Tot zover niets nieuws onder de zon. Bedrijven zijn altijd op zoek naar betere manieren om bedrijfsdoelstellingen te realiseren. Wanneer gaat het dan over Het Nieuwe Werken? De hamvraag is; Willen zij ‘beter’ of willen ze ‘anders’?

In de categorie ‘beter’ worden nieuwe instrumenten geïntroduceerd om hetzelfde te blijven doen. Een nieuwe oplossing om een oude te vervangen. Een nieuwe bedrijfsapplicatie, optimalisatie van een bedrijfsproces, een portal ,… De impact blijft beperkt tot een klein deel van de bedrijfsvoering. Business as usual. Iedereen die producten of standaardoplossingen aanbiedt onder de vlag van Het Nieuwe Werken speelt handig in op de hype om meer aandacht te krijgen op het product- en dienstenportfolio. In mijn definitie valt dit onder de noemer ‘project’ en niet in de categorie Het Nieuwe Werken.

Als Het Nieuwe Werken al bestaat dan wordt dit terrein betreden wanneer een organisatie ‘anders’ wil gaan werken en voor het (blijven) behalen van bedrijfsdoelstellingen wil inspelen op nieuwe uitdagingen. Werkinnovatie gericht op concurrentievoordeel in een veranderende omgeving. Nieuwe werkconcepten die inbreuk maken op oude tradities. Een veranderingsvraagstuk dat de gehele organisatie raakt en door ieder individu anders wordt ervaren. Hiermee is Het Nieuwe Werken een ‘high impact’ programma, waarin rendement moet worden afgewogen tegen de risico’s en de oplossing bestaat uit een totaalpakket van mentale, fysieke en technische veranderingen. De hoofdkenmerken van Het Nieuwe Werken zijn:
- Bedrijfsdoellingen halen in een veranderende omgeving,
- Impact op de gehele organisatie
- Multidisciplinair
- Mensgericht

Een ‘high impact’ programma vraagt om een gestructureerde aanpak waarin alle voorwaarden voor succes worden ingevuld. Een noot die in 3 stukken gekraakt moet worden.

1. Bewustzijn van de urgentie
Alleen wanneer het programma past in het realiseren van de bedrijfsdoelen en gedragen wordt vanuit ‘de top’ is het mogelijk om een verandering met deze impact succesvol door te voeren.

2. Een mensgeoriënteerde oplossing
Alleen een oplossing die aansluit op het DNA van de organisatie en bijdraagt aan het optimaliseren van dagelijkse werkzaamheden zal worden omarmd. Een mensgeoriënteerde benadering is de sleutel voor de adoptie.

3. Behapbare realisatie
Deze olifant moet in kleine hapjes gegeten worden. Kleine successen kunnen mensen verleiden om mee te gaan in de verandering. Een weloverwogen dosering van de verandering met voldoende aandacht voor adoptie resulteert in een succesvolle verandering.


Het Nieuwe Werken gaat niet over de oplossing zelf, maar over de route naar de oplossing. Kies hiervoor een aanpak die alle bovenstaande factoren raakt. Heeft u zo'n methodiek niet voor handen? Doe dan uw voordeel met de onderstaande methodiek voor een high impact programma, waarin alle genoemde elementen aan bod komen.

De aanvliegroute naar Het Nieuwe Werken

Het Nieuwe Werken kent vele verschijningsvormen. Iedere organisatie heeft eigen ambities. Er bestaat niet één unanieme uitwerking van Het Nieuwe Werken. Toch kent ieder vraagstuk over HNW overeenkomsten:

- het is een veranderingsproces met impact op (het gedrag van) een grote groep mensen
- het is een multidisciplinair vraagstuk en vereist een ideaalbalans tussen Mens, Gebouw en ICT

Een succesvolle uitwerking van HNW is daarom alleen mogelijk als deze aansluit op de doelstellingen en het DNA van de organisatie, invulling geeft aan behoeftes en met overtuiging multidisciplinair wordt uitgevoerd. Het succes van dit soort programma’s wordt bepaald door het zetten van de juiste verwachtingen en het geloof in de aanstaande verandering. Bij dit soort uitdagingen is het van belang om alle (belangrijke) neuzen dezelfde kant op te krijgen.

Bruce Tuckman ontwikkelde het model Forming-Storming-Norming-Performing. Door deze kennis toe te passen in een programmamethodiek ontstaat een praktisch instrument om het vraagstuk over HNW te tackelen.

FormingDe belangrijkste stakeholders worden samengebracht en het onderwerp HNW komt op tafel. De nadruk ligt op individuele inspiratie. Ieder individu mag zijn eigen idealen en dromen ontwikkelen.
Plan eens een leuk dagje uit met uw directie en managementteam en ga op bezoek bij alle bekende voorbeelden van Het Nieuwe Werken. Zij zullen met trots hun successen delen en voorzien u van een schat aan inspiratie.

StormingIn deze fase worden de individuele droombeelden samengebracht en getoetst op toegevoegde waarde aan het teambelang. Schets een geïntegreerd droombeeld van HNW en laat u niet remmen door beperkingen of onmogelijkheden.
Randvoorwaardelijk voor deze fase is de beschikbaarheid en een actieve bijdrage van uw directie en/of managementteam. Het resutaat van deze fase is het ideaalbeeld van de organisatie van de toekomst.

NormingHet team gaat op zoek naar oplossingen. Het droombeeld van de ideale organisatie wordt vormgegeven. Zorg voor een ontwerpmethode waarbij ieder individu / discipline kan meedenken over de oplossing. Kwantificeer de resultaten en meetmomenten. Zorg dat alle stakeholders de persoonlijke en gemeenschappelijke voordelen inzien en zich vol overgave kunnen storten op het realiseren hiervan.

PerformingDe richting is bepaald en de realisatie kan plaatsvinden. Zorg voor samenhang en afstemming tussen de disciplines. Anticipeer als team op afwijkingen en bedenk dat HNW geen eenmalig verandering is maar een evolutionair proces om te anticiperen op veranderingen.

Praktische toepassing
Binnenkort volgen hier publicaties van praktijkvoorbeelden en toepassingen van dit model. Kunt u hier niet op wachten of wilt u meer weten over een praktische methodiek voor Het Nieuwe Werken? Laat dan een vraag achter of bezoek de Masterclass van Productivity Partners.

Zie ook:
- Website van Bruce Tuckman
- Forming–Storming–Norming–Performing model op Wikipedia
- Masterclass Het Nieuwe Werken van Productivity Partners
.